Optimización de un sistema de gestión de proyectos con la metodología PMI y uso de la herramienta informática de código abierto Project Or´Ria. Caso: Grupo Novatech

Abstract

Resumen .- Grupo Novatech es una empresa ecuatoriana que implementa soluciones de negocio de procesos y tecnología mediante la ejecución de proyectos. La empresa no tenía estandarizados los procesos para la dirección de proyectos y no contaba con una herramienta centralizada que disponga de indicadores e información de los proyectos de forma rápida y oportuna; por cuanto decidió optimizar sus procesos de gestión de proyectos mediante la aplicación de las directrices del PMI y usar el software de código abierto Project O`RIA. Para mejorar los procesos internos de gestión de proyectos Novatech tomó acciones como: certificación PMI de los líderes de proyecto, estandarización de actividades y documentos en la implementación y gestión de proyectos, mayor control de los recursos en tiempos por fase y actividad, clasificación de gastos de proyectos, eliminación de tareas innecesarias, inclusión de aseguradores de la calidad, gestión y control de los entregables, análisis de los riesgos, registro de acciones y decisiones, creación de una base del conocimiento con la información de los proyectos ejecutados. Todas estas acciones permitieron: un aumento de los índices de gestión de riesgos y cumplimiento del presupuesto, menor número de solicitudes de cambio y menor tiempo en la realización de propuestas para nuevos proyectos. Abstract .- Grupo Novatech is an Ecuadorian company that implements process and technological business solutions through the application of projects. This company had no standardized project management processes and didn´t have a centralized tool that provided of indicators and project information quickly and timely. This company decided to optimize its project management processes by applying the PMI guidelines and using the open source software Project Or´ria. In order to improve the internal project management processes, Novatech took some actions: PMI certification of the project leaders, standardization of the implementation and project management activities and documents, controlling of the resources and times by phase and activity, inclusion of quality preservers. Additionally it was implemented management and controlling of the deliverables, risk analysis, action and decisions recording, and creation of a knowledge base with the information of the implemented projects. All these actions brought as a result: increasing in the risk management indicators and budget compliance, reduction in the number of changing requests and decreasing in the time required to prepare a new project proposal.