Metodología de mejoramiento y evaluación de procesos para el comando conjunto de las fuerzas armadas

Abstract

Es importante para nuestro país que la institución encargada de la Seguridad Nacional sea moderna, que maneje herramientas que le permitan enfrentar y acoplarse a los cambios y uno de los primeros pasos que está dando en la búsqueda de ser más eficiente y eficaz en el desarrollo de sus actividades, es buscar su integración a todo nivel mediante el uso de una Metodología de Mejoramiento y Evaluación de Procesos. Este proyecto partió de un diagnóstico situacional, usando como una de las herramientas el Plan Estratégico del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas e información tomada de entrevistas a funcionarios de la Institución, lo que permitió establecer las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la Institución (FODA). Entre los principales problemas detectados están la resistencia al cambio por parte del personal, la transitoriedad de las autoridades en la institución y la alta rotación del personal. Se puede citar también la falta de procesos documentados que establezca una guía que sea oficial y racional, de tal manera que los procesos permanezcan y mejoren independientemente de la persona que ejecuta el proceso y de las nuevas autoridades que se nombren. En las etapas iniciales de la implementación del Sistema de Gestión por Procesos, se busca crear una cultura organizacional de mejoramiento continuo en las Direcciones de Logística, Personal, Sanidad; de la institución. Esto con el propósito de ayudar con la implementación, evaluación y la retroalimentación del sistema, requerida para tener dicha mejora continua. Se establece una propuesta de mapa de procesos para mejorar la interrelación e interacción de los mismos; así como su caracterización que sirvió como una herramienta de planificación que facilita la gestión y control de los procesos a través de la identificación de sus elementos esenciales y establecimiento de las interrelaciones con otros procesos. Posteriormente se realiza la propuesta del manual de procesos y procedimientos, acorde con la Norma ISO 9001:2000 y la situación actual del Comando Conjunto, permitiendo evaluar en qué grado la institución cumple con lo establecido en dicha Norma y las acciones que deben tomar para lograr una mejora en el Sistema de Gestión de Calidad. Con el fin de brindar una herramienta que facilite la evaluación de los procesos, se ha planteado un modelo de evaluación que permita retroalimentar el sistema, mediante la formulación de indicadores que forman parte de la caracterización; así como la propuesta de un plan de Auditoria de Gestión por Procesos. La orientación de la institución hacia una metodología por procesos permite el mejoramiento administrativo ayudando a solventar los problemas existentes, ya que permite continuar en los proyectos, eliminación de actividades carentes de valor, optimizar el uso de tiempo agilitando los trámites y mejorar el aprovechamiento de los recursos, consiguiendo a su vez un cambio positivo en la actitud del personal que busca la consecución de los proyectos planificados. En síntesis el trabajo realizado ha permitido desarrollar una metodología de mejoramiento y evaluación de procesos, basados en la identificación y análisis de los procesos de gestión, brindando al Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas orientaciones que le permitan enfocar sus acciones hacia la consecución de sus objetivos, manteniendo la continuidad en los proyectos al contar con políticas definidas de manejo administrativo, eliminando actividades irrelevantes, optimizando el uso del tiempo, agilitando los trámites para así mejorar el aprovechamiento de los recursos, logrando paralelamente un cambio de mentalidad de las personas