Sistema de administración y consulta del archivo de documentación de una organización

Abstract

Resumen.- El presente trabajo tiene como objetivo, desarrollar una solución informática que permita administrar y consultar de manera centralizada la documentación recopilada en las diferentes actividades de una organización, optimizando el tiempo de atención a sus clientes con el uso de la documentación digital, y además mejorando la localización y administración de los préstamos de los documentos impresos del archivo físico para los funcionarios de la organización. Inicia con el entendimiento de conceptos relacionados como: documentación e información, clasificación, ciclo de vida y administración del archivo documental, analiza las características que un sistema de administración documental debe tener y describe la metodología para el análisis y diseño de la aplicación. Finalmente se realiza un análisis de la problemática y requerimientos de documentación de una organización, así como el diseño y construcción de la solución informática, que es validado a través de un caso de estudio aplicado en los expedientes de los estudiantes que residen en la Secretaría General de la Escuela Politécnica Nacional. Abstract.- The purpose of this project is to develop a software solution that allows to manage and consult the documentation centrally collected in the various activities of an organization. Optimizing the time of service to its customers with the use of digital documentation and improving the location and loan administration of printed documents of the physical archive for officials of the organization. It begins with the understanding related concepts such as documentation and information, classification, life-cycle management and document archive, analyzes the features that a document management system must have and describes the methodology for analysis and application design. Finally, an analysis of the problematic and requirements for documentation of an organization is performed as well as the design and construction of the software solution, which is validated through a case study applied in the files of students residing in the General Secretariat of the National Polytechnic School.